La pregunta llega siempre en la segunda reunión, después de que el gerente general ya se entusiasmó y antes de que financiero diga nada. Y llega mal formulada: “¿cuánto cuesta la IA?”. La IA no cuesta. Cuesta el software, cuesta el tiempo de su gente, cuesta el consumo de los modelos, y cada una de esas tres cosas se comporta distinto.
Este artículo es el desglose que le pediríamos a un proveedor si fuéramos usted. Los números son de implantaciones reales en empresas ecuatorianas de veinte a ciento cincuenta personas durante 2026, en dólares porque Ecuador está dolarizado y no hay conversión de por medio.
Las cuatro partidas, y cuál se subestima
Un presupuesto honesto tiene cuatro líneas.
Licencias de software. Es la única que todo el mundo pregunta y la más pequeña de las cuatro en el primer año.
Consumo de modelos. Variable, medido, y la que asusta porque nadie sabe estimarla. Se puede estimar bien; más abajo está cómo.
Implantación. Conectar, subir, revisar permisos, configurar. Suele ser la mitad del presupuesto del primer año.
Tiempo interno. La partida que nadie pone en el Excel y la que de verdad decide si el proyecto funciona. Alguien de la casa tiene que dedicarle horas. Si nadie las tiene, el proyecto no falla: simplemente no ocurre.
Licencias: entre 600 y 3.000 dólares al año
Para una empresa de cuarenta personas, el rango realista de una plataforma de conocimiento con agentes está entre ochenta y ciento cincuenta dólares al mes. Eso son entre 960 y 1.800 dólares al año.
Hay dos modelos de cobro en el mercado y conviene entender la diferencia porque cambia la factura a los seis meses.
El cobro por puesto le cobra por cada persona con acceso, entre diez y treinta dólares por persona y mes. Para cuarenta personas son entre 400 y 1.200 dólares mensuales. Suena razonable hasta que quiere dar acceso de solo lectura a los veinte de planta, y entonces cada lector cuesta lo mismo que un usuario intensivo.
El cobro por empresa con consumo medido le cobra una cuota fija más lo que gaste la IA. La cuota fija cubre a todo el equipo y el consumo se paga por uso real. Para una empresa donde cinco personas usan el agente todos los días y treinta y cinco solo consultan documentos, este modelo cuesta entre un tercio y un quinto del anterior.
En Ofivia el plan Básico son 80 dólares al mes y el plan Pro 150, en ambos casos para toda la empresa, con una asignación mensual de créditos incluida. No cobramos por lector.
Consumo de modelos: cómo estimarlo sin adivinar
Esta es la parte donde los presupuestos se rompen, porque el proveedor dice “depende del uso” y usted se queda igual.
Se puede estimar con dos números. El primero es cuánto cuesta un turno de trabajo del agente. El segundo es cuántos turnos hace su equipo al mes.
Un turno es una pregunta y su respuesta completa, con el agente leyendo los documentos que necesita para contestar, en el sentido que describimos en agentes de IA para empresas. En la instalación desde la que escribimos esto, medida sobre 119 turnos reales de trabajo, el promedio salió en 0,19 dólares por turno. No es una estimación de folleto: es el promedio de lo que costaron.
Ahora la parte que la gente calcula mal: cuántos turnos hace un equipo. La intuición dice “cuarenta personas por diez preguntas al día son cuatrocientas al día”. La realidad de las implantaciones que hemos visto es muy distinta. En una empresa de cuarenta personas, entre cuatro y ocho usan el agente a diario y hacen entre diez y veinticinco turnos cada una. El resto lo usa dos o tres veces por semana. Eso da entre 1.500 y 3.500 turnos al mes.
A 0,19 dólares por turno, entre 285 y 665 dólares mensuales de consumo. Que es bastante más que la licencia, y por eso vale la pena mirar dos cosas antes de firmar.
Qué operaciones no consumen. Indexar documentos, buscarlos y navegar el grafo de enlaces no deberían costar nada, porque no llaman a un modelo de pago: corren en el servidor de la plataforma. Si su proveedor le cobra por indexar, va a acabar decidiendo qué subir según el precio. En Ofivia indexar, buscar, recordar conversaciones pasadas y hablar entre personas no consume crédito. Solo consume cuando el agente trabaja.
Cómo ve el gasto. Pida ver la pantalla de consumo antes de firmar. Debe poder responder tres preguntas: cuánto llevo este mes, qué proceso lo gastó y qué día. Si el proveedor solo le enseña un total mensual, no tiene forma de saber si el gasto viene de trabajo útil o de una automatización mal configurada que corre cada hora.
Una advertencia sobre el control del gasto, porque en este punto casi todo el mercado promete de más. En Ofivia el consumo se registra y se muestra en el momento, y usted ve exactamente lo que se gastó, por día, por proceso y por persona. Lo que hoy no hacemos es cortar automáticamente al llegar al tope: si un mes se pasa, lo ve en el panel y le avisamos, y un responsable puede pedir más crédito desde la misma pantalla. Preferimos decirlo así antes que venderle una garantía que el sistema todavía no ejecuta.
Implantación: entre 1.500 y 6.000 dólares, una vez
Aquí es donde la mayoría de los presupuestos se quedan cortos, porque implantar no es instalar.
Para una empresa de cuarenta personas con unos diez mil documentos acumulados, el trabajo real es este.
Revisión de permisos: de dos a cinco días. Antes de indexar nada hay que decidir quién ve qué. Esto suena administrativo y es la parte más delicada del proyecto. Cuando una importadora que acompañamos indexó su carpeta compartida sin revisar, la primera búsqueda de un asistente de bodega devolvió la lista de precios de compra de los proveedores, con márgenes. Estaba ahí desde 2021 en una subcarpeta que nadie abría. La oscuridad no era un permiso pero durante cuatro años funcionó como uno.
Carga y verificación: de dos a cuatro días. Subir es rápido. Verificar que lo que se subió se encuentra es lo que toma tiempo, y hay que hacerlo con preguntas reales.
Estructura de departamentos: un día. Reproducir el organigrama en el sistema, con sus responsables y sus permisos heredados.
Formación: dos sesiones de dos horas. Una para todos, una para los cinco que van a usar el agente en serio. La segunda es la que cambia los resultados.
A precios de consultoría local, entre veinticinco y sesenta dólares la hora, eso son entre 1.500 y 6.000 dólares. Si el proveedor le dice que la implantación son dos horas, o su empresa es muy pequeña o el proveedor no ha hecho esto antes.
El presupuesto completo del primer año
Para una empresa de cuarenta personas, con cinco usuarios intensivos del agente:
| Partida | Bajo | Alto |
|---|---|---|
| Licencia anual | 960 | 1.800 |
| Consumo de modelos (12 meses) | 3.420 | 7.980 |
| Implantación (una vez) | 1.500 | 6.000 |
| Tiempo interno (80 a 160 horas) | 1.200 | 3.200 |
| Total primer año | 7.080 | 18.980 |
El segundo año pierde la implantación y baja el tiempo interno, así que se queda entre 4.900 y 10.500 dólares.
Puesto en la escala de una empresa de cuarenta personas: el rango bajo es aproximadamente el costo total de un empleado junior durante cuatro meses. El rango alto, unos once meses.
Cuándo no vale la pena
Tres casos donde le diríamos que espere.
Si tiene menos de quince personas y toda la documentación cabe en la cabeza de dos. El problema todavía no existe. Vuelva cuando entre la tercera persona que pregunta lo mismo.
Si nadie va a dedicarle las horas. Sin un responsable interno con tiempo asignado, el sistema se llena de documentos y se vacía de uso en dos meses.
Si el material está tan desactualizado que hay que reescribirlo. Entonces el proyecto no es de IA, es de documentación, y cuesta lo que cuesta escribir. La IA viene después y ahí sí acelera.
Cómo pedir el presupuesto para poder compararlo
Cuatro preguntas que separan a un proveedor serio de uno que improvisa. Pídalas por escrito.
- ¿Qué operaciones consumen y cuáles no? Si indexar consume, pida el precio por mil documentos.
- ¿Cuál es el consumo promedio medido por turno de agente en instalaciones reales, no estimado?
- ¿Qué pasa exactamente cuando se agota el crédito del mes? Pida la respuesta literal, no la comercial.
- ¿Qué me llevo si me voy? Formato de los documentos y de la base de datos, y en cuántos días.
Si las cuatro respuestas son claras, el resto de la conversación es sobre precio y eso ya sabe negociarlo. Para comparar contra lo que ya paga, la comparativa con Notion AI y Copilot tiene los tres modelos de cobro puestos uno al lado del otro.
Los números de este artículo salen del mismo modelo con el que cobramos, y está publicado con el desglose completo en la página de precios. Un crédito equivale a una milésima de dólar de gasto real de modelo, los planes traen su asignación mensual y el propietario puede pedir una recarga a mitad de mes. Si prefiere ver primero cómo se traduce eso a trabajo concreto, la explicación de los créditos tiene tres ejemplos con rangos medidos.