En toda empresa que lleva unos meses usando IA hay una persona que escribe buenos prompts. Todos lo saben. Cuando alguien necesita algo, le escribe por privado y ella le pasa el suyo. El prompt viaja por chat, se copia mal, alguien le cambia una línea, y a los tres meses hay cinco versiones de la misma cosa dando vueltas sin que nadie sepa cuál era la buena.
Es exactamente el mismo problema que tenía la empresa con sus plantillas de contrato antes de tener una carpeta. La diferencia es que a nadie se le ocurre que un prompt es un documento de la empresa.
Por qué el prompt del chat no sirve para otra persona
Un prompt escrito para uno mismo omite todo lo que uno ya sabe. Ese es el problema entero.
“Resume esto y dime los riesgos” funciona cuando quien lo escribe tiene el contrato delante, sabe qué tipo de contrato es, sabe qué considera riesgo su empresa y va a revisar la respuesta con criterio. Le pasa el mismo texto a alguien de otra área y sale una respuesta genérica que no le sirve, porque le faltaban las tres cosas que estaban en la cabeza del primero.
Un prompt reutilizable es un prompt que lleva escrito lo que el otro no sabe. Y hay una diferencia previa que conviene tener clara, porque cambia cómo se escriben: un chat de IA y un agente no son lo mismo.
La estructura de cuatro partes
No hace falta más que esto, y cabe en pantalla.
Papel. Desde dónde debe mirar. “Eres el analista de compras de una importadora ecuatoriana.”
Material. Qué debe leer y de dónde sacarlo. Esto es lo que separa un prompt de oficina de un prompt de empresa: si el agente puede buscar en sus documentos, aquí se le dice dónde mirar, no se le pega el texto.
Tarea. Qué tiene que producir, en imperativo y sin ambigüedad. Un verbo por línea.
Forma. Cómo tiene que verse la salida. Una tabla con estas columnas, una lista de máximo siete, un párrafo de cien palabras. Esta es la parte que más se salta y la que más varía la calidad entre dos ejecuciones del mismo prompt.
Y una quinta que no es parte de la estructura pero decide si el prompt es útil en una empresa: pídale siempre la fuente. “Indica de qué documento y de qué sección sale cada afirmación.” Sin eso, el resultado no se puede verificar, y lo que no se puede verificar no se puede usar para nada que importe.
Quince prompts que funcionan
Adáptelos. Están escritos como los usaría un agente con acceso a los documentos del departamento.
Compras y proveedores
1. Precio vigente. “Eres el analista de compras. Busca en las listas de precios y los correos de este proveedor. Dime el precio vigente del ítem [código], desde qué fecha rige y si hubo una modificación posterior por correo. Cita el archivo y la fecha de cada dato.”
2. Comparativa de ofertas. “Compara las ofertas recibidas para [compra]. Devuelve una tabla con proveedor, precio unitario, plazo de entrega, condiciones de pago y garantía. Marca en una columna aparte lo que cada oferta no dice.”
3. Historial de un proveedor. “Arma la ficha de [proveedor]: desde cuándo trabajamos con él, contratos vigentes, incidencias registradas y condiciones de pago acordadas. Máximo una página. Si algo no está documentado, dilo en lugar de deducirlo.”
Legal y contratos
4. Extracto de obligaciones. “Lee el contrato con [cliente]. Lista nuestras obligaciones y las suyas en dos columnas, con la cláusula de origen de cada una. No interpretes: transcribe y cita.”
5. Vencimientos. “Revisa los contratos de la carpeta de clientes. Lista los que vencen o se renuevan automáticamente en los próximos noventa días, con la fecha y la cláusula de renovación.”
6. Diferencias entre versiones. “Compara estas dos versiones del contrato de [cliente]. Lista solo los cambios sustantivos, ignorando formato y numeración. Para cada uno, di qué parte queda mejor que antes.”
7. Búsqueda de cláusula. “Busca en todos los contratos vigentes las cláusulas de confidencialidad. Agrúpalas por redacción equivalente y dime cuántas veces aparece cada variante.”
Talento humano
8. Expediente completo. “Arma el expediente de [cédula]: contrato, adendas, avisos de entrada y salida, evaluaciones y permisos. Indica qué documentos faltan respecto de la lista estándar.”
9. Guion de incorporación. “Con los procedimientos del departamento de [área], arma el plan de los primeros cinco días de una persona nueva en el puesto de [puesto]. Un bloque por día, con los documentos que tiene que leer cada día.”
10. Respuestas de política interna. “Responde esta consulta de una persona del equipo usando solo el reglamento interno y las políticas vigentes: [consulta]. Cita el documento y el artículo. Si la política no cubre el caso, dilo.”
Operaciones y dirección
11. Qué se decidió. “Busca en las actas de comité de los últimos veinticuatro meses qué se decidió sobre [tema]. Dame la decisión, la fecha, quién la propuso y si hubo una decisión posterior que la modifique.”
12. Actualizar un procedimiento. “Lee el procedimiento de [proceso] y las actas de los últimos seis meses. Dime qué partes del procedimiento contradicen algo que se decidió después. No lo edites todavía, solo lista las contradicciones.”
13. Acta desde notas. “Con estas notas de la reunión, redacta el acta con la plantilla de la empresa: asistentes, temas, decisiones con responsable y fecha, y pendientes. Marca como pendiente de confirmar cualquier decisión que en las notas quede ambigua.”
14. Preparación de reunión. “Voy a reunirme con [cliente] el jueves. Dame en una página: qué tenemos firmado con ellos, qué pasó en los últimos tres meses según los documentos del proyecto, y las tres cosas que probablemente van a preguntar.”
15. Documentar lo que sabe una persona. “Con esta transcripción de la entrevista a [persona], escribe un procedimiento con la plantilla de la empresa. Marca entre corchetes cualquier paso donde la transcripción no sea clara, para que ella lo complete.”
Dónde se guardan
Un prompt bueno es un documento de la empresa. Va donde van los procedimientos, con las mismas cuatro líneas que cualquier otro: título, responsable, desde cuándo y con qué se relaciona. Si los prompts viven en el chat, en tres meses no existen.
La forma que hemos visto funcionar es un documento por área, con los prompts que ese equipo usa de verdad, y en cada uno una línea corta que diga para qué sirve y cuándo no usarlo. Esa última parte es la que más agradece el que llega nuevo.
Una advertencia sobre el costo, porque a veces sorprende. Cada ejecución de un prompt que hace trabajar al agente consume, y los prompts que dicen “revisa todos los contratos” consumen bastante más que los que dicen “revisa este contrato”. Antes de dejar un prompt masivo en manos de todo el equipo, córralo una vez y mire el consumo. En Ofivia eso se ve por día, por proceso y por persona, así que un prompt caro se detecta el mismo día y no a fin de mes.
Cómo se sabe si un prompt está bien escrito
La prueba es de una sola línea: désele a alguien de otra área, sin explicarle nada, y mire si el resultado le sirve.
Si tiene que explicarle algo, eso que le explicó va dentro del prompt. Repita hasta que no tenga que explicar nada. En ese momento el prompt dejó de ser suyo y pasó a ser de la empresa, que es todo el punto.
Para que un prompt pueda decir “busca en los contratos” en lugar de traer el contrato pegado, el agente tiene que tener acceso real a los documentos y una frontera clara de hasta dónde llega. Cómo funciona eso, qué herramientas usa y qué queda auditado de cada ejecución está en la página del agente.